Comment écrire une lettre (2023)

Alors que les e-mails et les SMS sont devenus la forme standard de communication écrite dans le monde numérique en évolution rapide d'aujourd'hui, il y a toujours une place pour les lettres postales à l'ancienne.

Le poids physique d'une lettre donne à la communication un poids psychologique que les e-mails et les SMS n'ont tout simplement pas. La communication numérique est éthérée et éphémère, et se prête par conséquent à des transmissions impulsives et désinvoltes. Une lettre, en revanche, est une preuve tangible que quelqu'un a réfléchi à son écriture. Ils ont décrit, édité et collé à un formulaire commercial structuré dans la création de la missive. Pour envoyer cette lettre, son auteur a dû prendre le temps de se procurer une enveloppe et un timbre. Ils devaient ensuite vérifier que l'adresse était écrite correctement pour assurer son arrivée en toute sécurité. Bref, une lettre physique montre que quelqu'un a pris le temps de s'en foutre. Et c'est difficile à ignorer pour le destinataire.

Vous voulez couper à travers les piles interminables de candidatures que les employeurs reçoivent ? Au lieu de soumettre un autre CV via le moulin en ligne, envoyez le vôtre par la poste.

Vous souhaitez faire connaître votre point de vue à votre élu sur une question ? Au lieu de signer une pétition à l'emporte-pièce, écrivez-leur une lettre.

Vous voulez montrer à un ami que vous avez vraiment pensé à lui ? Au lieu d'envoyer un moche, "Qu'est-ce qui se passe?" texte, écrivez-leur une note.

Chaque fois que vous voulez vous assurer que votre message est pris au sérieux, choisissez la pondération d'une lettre physique plutôt que la fragilité des communications numériques.

Mais que se passe-t-il si vous n'avez jamais écrit de lettre ? Tout d'abord, ne vous sentez pas mal. Si vous avez grandi à une époque où Internet a toujours existé, vous n'avez peut-être jamais pensé à en écrire un. Mais pourquoi ne pas essayer ? Lorsque vous aurez terminé cet article, vous serez prêt à écrire votre tout premier.

Les deux types de lettres : formelles et informelles

Il existe deux types de lettres : formelles et informelles.

Les lettres officielles ont certains formats et protocoles que vous devez suivre et sont utilisées lorsque vous communiquez avec des entreprises, des représentants du gouvernement ou des personnes que vous ne connaissez pas très bien.

Les lettres informelles ont moins de règles et sont utilisées lorsque vous écrivez à votre famille et à vos amis proches.

Les lettres formelles ont plus de règles concernant la structure et le protocole, alors regardons d'abord ce type.

Comment écrire une lettre formelle

1. Les lettres formelles doivent être dactylographiées

Bien que rien ne soit plus beau qu'une lettre écrite avec une calligraphie spectaculaire, les lettres manuscrites sont trop personnelles (et peut-être désordonnées) pour des situations formelles. Étant donné que les lettres formelles sont utilisées lorsque les affaires sont discutées, vous voulez vous assurer que votre écriture est lisible et professionnelle. Gardez vos lettres manuscrites pour quand vous écrivez à votre grand-mère ou à votre meilleure fille ; tapez votre lettre si vous écrivez à un membre du Congrès ou à un employeur potentiel.

2. Quel type de papier utiliser

Pour la plupart des lettres formelles, n'hésitez pas à utiliser du papier d'imprimante blanc standard. Si vous voulez ajouter un peu de panache à votre communication, échangez-le contre du joli papier de CV de couleur crème. Il a plus une sensation de tissu et rappelle une époque aristocratique où les gens écrivaient sur la peau de mouton.

Aux États-Unis, le format de papier standard est de 8,5″ x 11″. Dans d'autres pays, il est étiqueté "A4".

3. Choisissez la bonne police

Une lettre formelle n'est pas le moment pour vous de montrer votre côté loufoque et créatif. Pas de comic sans (quelqu'un utilise-t-il déjà des comic sans ?). Restez strictement professionnel.

Pour les lettres imprimées,polices avec empattementssont votre meilleur pari. Ils ont juste l'air nets et ils sont faciles à lire sur papier. Les polices sans empattements donnent à votre écriture un peu de légèreté et d'informalité. Pour les lettres officielles, vous ne pouvez pas vous tromper avec Times New Roman ou Georgia.

4. Choisissez votre formulaire : bloc ou en retrait

Les lettres formelles suivent, eh bien, un formulaire. Le but de ce formulaire est de faciliter la lecture de la lettre et d'indiquer au lecteur où rechercher les informations importantes.

Avec la forme de bloc, tout votre texte est tapé à gauche avec des marges d'un pouce tout autour.

Avec la forme en retrait, vous indentez la première ligne d'un paragraphe d'un pouce. Vous mettez également votre adresse et votre date afin qu'elles soient correctement justifiées. Nous allons vous montrer ce que cela signifie ici dans un instant. La forme en retrait était la façon dont la plupart des gens écrivaient des lettres commerciales avant la prolifération des PC.

Le formulaire en bloc est le plus facile à formater et le plus facile à lire. Le format en retrait ajoute un peu d'intérêt visuel et une touche de vieille école. L'un ou l'autre est acceptable pour les lettres formelles.

5. Tapez votre adresse et la date du jour

La première information que vous mettez sur une lettre officielle est votre nom et votre adresse. Ensuite, sautez une ligne et tapez la date à laquelle vous écrivez la lettre.

Si vous utilisez un formulaire en bloc, celui-ci sera tapé en haut, justifié à gauche. Il ressemblera à ceci:

Si vous utilisez une forme en retrait, placez votre adresse en haut, avec le bord gauche de l'adresse aligné avec le centre de la page, comme ceci :

Si vous tapez votre lettre sur du papier à en-tête avec votre nom et votre adresse, vous n'avez pas besoin de taper votre nom et votre adresse. Seule la date fera l'affaire.

6. Tapez l'adresse du destinataire

Après la date, sautez une ligne et tapez le nom et l'adresse du destinataire, justifiés à gauche pour la forme en bloc et en retrait. Si la lettre est destinée à l'entreprise où travaille le destinataire, le nom du destinataire apparaît en premier, suivi du nom de l'entreprise.

Lorsque vous tapez le nom du destinataire, utilisez son nom complet, y compris le titre. Si elle est médecin, c'est "Dr. Laura Duncan. S'il est un représentant de l'État, c'est "Rep. Mike Walls. Professeur? "Prof. Craintes." Vous avez eu l'idée.

7. Tapez la salutation

Passer une ligne et tapez votre salutation. Vous ne pouvez pas vous tromper avec « Cher [nom du destinataire] ». Si vous connaissez bien le destinataire, n'hésitez pas à utiliser son prénom. Si vous ne les connaissez pas bien ou si la relation est formelle, utilisez leur titre et leur nom de famille, par exemple, "Cher M. Ferguson", "Cher Prof. Slater", etc. Assurez-vous d'épeler correctement le nom du destinataire !

Si vous écrivez une lettre qui n'est pas adressée à quelqu'un en particulier dans l'organisation, allez avec "À qui de droit". Idéalement, avant d'écrire une lettre, vous ferez vos recherches afin qu'elle soit adressée à une personne en particulier. Utilisez « À qui de droit » seulement après avoir examiné avec diligence à qui vous adresser et vous être assuré qu'un nom spécifique n'est pas disponible.

Avec la salutation en lettres formelles, vous pouvez faire suivre le nom d'une virgule ou de deux-points. À l'époque, il s'agissait strictement de deux-points car il évoque plus de formalité qu'une virgule douce et venteuse. La plupart des gens de l'étiquette des affaires s'accordent à dire que les virgules sont acceptables aujourd'hui. Si vous voulez ajouter un peu de sérieux militaire à votre lettre, optez pour les deux-points.

8. Tapez le corps

Pour les formulaires en bloc, un seul espace et une justification à gauche de chaque paragraphe dans le corps de la lettre. Laissez une ligne blanche entre chaque paragraphe.

Pour les formulaires en retrait, un seul espace et un retrait de la première ligne de chaque paragraphe d'un pouce. Laissez une ligne blanche entre chaque paragraphe.

Avec des lettres formelles, soyez concis et précis. Une lettre officielle ne doit pas comporter plus d'une page, sauf en cas d'absolue nécessité.

Utilisez le premier paragraphe pour une courte plaisanterie - "J'espère que vous allez bien." - et puis aller droit au but - "J'écris à propos de...".

Utilisez le reste de la lettre pour justifier l'importance de votre point principal, en fournissant des informations générales et des détails à l'appui. Utilisez un langage audacieux et précis. Évitez la voix passive dans la mesure du possible.

Le dernier paragraphe doit réaffirmer le but de la lettre et, dans certains cas, demander un certain type d'action ou de suivi. Si vous avez une question ou une demande, faites en sorte d'y répondre ou de la remplir commespécifiqueetclé en mainque possible. Ne soyez pas vague ! Demandez quelque chose que le destinataire peut dire oui ou non, ou qui lui permet de vous diriger facilement vers la bonne ressource. Votre destinataire est probablement une personne occupée, et plus vous lui facilitez la tâche pour répondre à votre lettre, plus vous aurez de chances d'obtenir une réponse.

Terminez par une autre plaisanterie telle que "J'ai hâte de vous parler bientôt" ou "N'hésitez pas à me joindre par téléphone si vous souhaitez discuter en détail". Dans de nombreux cas, il est approprié et poli d'ajouter : "Merci pour le temps et la considération."

9. Tapez la validité

Après votre paragraphe de clôture, sautez deux lignes et mettez votre adieu - également connu sous le nom de "fermeture gratuite".

Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien ou avec qui vous avez une relation formelle, vous ne pouvez pas vous tromper en choisissant "Sincèrement" pour votre salut. Quelque chose comme "Yours Truly" peut également fonctionner si "Sincèrement" ne semble pas avoir la bonne sensation.

Si vous avez une relation plus proche, n'hésitez pas à utiliser des fermetures plus informelles comme "Cordialement(s) cordialement", "Cordialement(s) cordialement", "Meilleurs voeux" ou simplement "Meilleurs".

Sur les formats de blocs, la fermeture complémentaire est positionnée au ras à gauche ; sur les lettres types en retrait, la fermeture gratuite commence au centre, au ras de votre adresse et de la date.

Après la clôture gratuite, sautez trois lignes et tapez votre nom complet. N'hésitez pas à inclure ici des informations d'identification telles que CPA, Ph.D. ou Esq.

Signez votre nom manuscrit entre la valediction et votre nom dactylographié.

10. Informations supplémentaires

Enceintes.Si vous joignez des éléments supplémentaires à votre lettre (comme un CV), sautez une ligne sous votre bloc de signature et tapez "Pièces jointes" ou "Pièce jointe". Vous pouvez également indiquer le nombre de documents supplémentaires en mettant le nombre entre parenthèses. Donc, si vous aviez deux boîtiers, vous taperiez « Boîtiers (2) ».

Envoi séparé.Si vous envoyez un document supplémentaire qui ne figure pas dans cet envoi, indiquez-le par « Envoi séparé » ou « Sous pli séparé », suivi du nom de l'article. Par exemple, "Envoi séparé : rapport TPS de mai".

Vous placeriez cette ligne sautée sous le bloc de signature.

Copies de courtoisie.Si vous envoyez cette même lettre à d'autres personnes, informez-en le destinataire avec "CC :" ou "Copies à :" suivi du nom des autres destinataires. Listez les noms par ordre alphabétique du nom de famille. Cela irait une ligne sautée sous le bloc de signature ou une ligne sautée sous votre pièce jointe ou une note d'envoi séparée.

Initiales du dactylographe.Si quelqu'un d'autre a tapé la lettre pendant que vous dictiez, demandez-lui d'inclure ses initiales en lettres minuscules deux lignes sous le bloc de signature. Si vous avez des pièces jointes ou des envois séparés, mettez une ligne sautée sous ceux-ci.

11. Comment plier votre lettre formelle

Si vous mettez votre lettre dans une enveloppe postale de taille standard, pliez-la en trois à l'aide du "C-Fold". Amenez le bas de la feuille vers le haut de manière à ce qu'il soit aux deux tiers de la hauteur de la page et pliez-le. Pliez ensuite la partie supérieure de manière à ce que le pli corresponde au bas du papier.

Comment écrire une lettre informelle

Les lettres informelles sont destinées aux amis, aux membres de la famille ou à d'autres associés avec lesquels vous avez une relation étroite, et contrairement aux lettres formelles, elles n'ont pas de forme ou de protocole strict.

N'hésitez pas à écrire à la main vos lettres informelles. En fait, nous vous encourageons à le faire car cela ajoute du caractère et de la personnalité à votre lettre. Votre écriture est unique. Lire l'écriture manuscrite de quelqu'un apporte sa personnalité et sa présence au destinataire - on a l'impression qu'une partie de la personne est là, même si elle se trouve en réalité à des centaines ou des milliers de kilomètres.

Vous pouvez utiliser n'importe quel type de papier que vous voulez - papier de cahier, papier à copier, etc. J'ai trouvé qu'écrire avec de beaux articles de papeterie rend l'expérience d'écriture plus agréable. (Si vous avez besoin d'articles de papeterie masculins, consultez notre sélection dans la boutique AoM.)

Pas besoin de mettre votre adresse ou celle de votre destinataire en haut. Juste une date dans le coin supérieur droit.

Pour la salutation, "Cher [prénom du destinataire]", ça va. Vous pouvez également omettre le "Cher" et simplement écrire leur prénom. Vous pouvez même utiliser un surnom attachant comme "Knucklehead" ou "Goomba-head".

Aucun protocole sur la mise en forme des paragraphes du corps. N'hésitez pas à utiliser bloc ou en retrait. Et soyez aussi lucide ou concis avec votre écriture que vous le souhaitez.

Que devriez-vous écrire dans vos lettres informelles ? Pour une lettre de correspondance générale, vous devez partager ce qui s'est passé dans votre vie, demander ce qui s'est passé dans celle du destinataire et répondre à toutes les questions qu'il vous a posées dans sa dernière lettre.

Bien sûr, il existe aussi des lettres personnelles écrites à des fins diverses et précises (notes de gratitude, de félicitations, de condoléances, etc.). Pour en savoir plus sur les types de lettres que vous pouvez écrire, lisez notre article surles 7 lettres que tout le monde devrait écrire avant d'avoir 70 ans.

Terminez avec n'importe quel remerciement que vous aimez : "Meilleures salutations", "Tout le meilleur", "Cordialement", "Amour", "Reconnaissant" (s'il s'agit d'une note de remerciement), etc.

Comment adresser une enveloppe

Première règle d'adressage d'une enveloppe : Écrivez lisiblement !Naturellement, si vous n'écrivez pas lisiblement l'adresse du destinataire, le service postal ne pourra pas le livrer à son domicile ou à son entreprise. Et si vous n'écrivez pas lisiblement votre adresse de retour, même s'ils reçoivent votre lettre, ils ne pourront pas vous répondre !

Cela semble très basique, mais je ne peux pas compter le nombre de fois où je n'ai pas été en mesure de répondre à la lettre d'un lecteur parce que je ne peux pas lire son adresse de retour qu'il a rendue dans un gribouillis de poulet. Vous pourriez être tenté de faire cette étape rapidement et négligemment parce quetoiconnais si bien ton adresse; mais rappelez-vous que le destinataire n'a jamais vu votre adresse et doit être en mesure de la copier avec précision afin d'envoyer une réponse que vous recevrez réellement.

Donc, si vous adressez votre enveloppe à la main, faites-le lisiblement ! (Cela est d'autant plus vrai si vous envoyez du courrier à l'étranger, car le destinataire peut ne pas connaître le format de l'adresse ou la langue de votre rue/ville.)

L'adresse du destinataire se place au milieu de l'enveloppe dans ce format:

Nom
Adresse de la rue
Numéro d'étage, app. Numéro, numéro d'unité, etc.
Ville (*): État (*): Code Postal
Pays

Pour les adresses internationales, ce sera différent. Le format varie selon les pays et même au sein d'un même pays. Cela peut être déroutant. Que vous soyez un Américain envoyant du courrier à l'étranger ou un international envoyant du courrier aux États-Unis, le service postal des États-Unisrecommande d'utiliser ce format.

Votre adresse (l'adresse de retour) va dans le coin supérieur gauche.Écrivez votre nom et votre adresse dans le coin supérieur gauche afin que le bureau de poste sache où renvoyer la lettre au cas où elle ne serait pas distribuable. L'adresse de retour est également importante pour les lettres informelles où vous n'avez pas écrit votre adresse dans la lettre elle-même. C'est ce que votre destinataire utilisera pour vous répondre.

Et assurez-vous qu'il va dans le coin gauche. Je reçois des lettres de personnes qui écrivent l'adresse de retour au dos de l'enveloppe, le long de la couture de sa fermeture. Quand j'ouvre la lettre, je finis par déchirer l'adresse et dois la reconstituer pour essayer de trouver où envoyer ma réponse (oui, je pourrais avoir un ouvre-lettre, mais je préfère ouvrir les enveloppes avec mon viril pattes).

Voilà. Comment écrire une lettre. C'est un art perdu, mais qui mérite d'être préservé.

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